نرم افزار دبیرخانه چه امکاناتی را در اختیار سازمان ها قرار می‌دهد؟

یکی از نرم افزارهای پرکاربرد برای شرکت‌ها و سازمان‌ها در بخش امور اداری، نرم افزار دبیرخانه است که به منظور بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون این نرم افزار امکان طبقه بندی حجم زیادی از داده‌ها با روش‌های سنتی وجود ندارد و نیاز به اتوماسیون دبیرخانه بیشتر از گذشته برای امور اداری داخل سازمان‌ها احساس می‌شود. اگر شما یک شرکت تازه تأسیس هستید یا مجموعه شما گردش مکاتبات داخلی زیادی ندارد یا اینکه پرسنل سازمان شما کمتر از 10 نفر است، حتماً به نرم افزار دبیرخانه نیاز خواهید داشت. پس با ما همراه باشید تا با امکانات فوق‌العاده این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

اداره امور دفتری با توجه به روش‌های تدوین شده بر عهده واحد سازمانی مشخصی است که گردش مکاتبات اداری را انجام می‌دهد. نرم افزار دبیرخانه کنترل کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه‌های وارد شده یا صادر شده به سازمان است. با استفاده از این نرم افزار در اتوماسیون اداری، شما می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است، نامه‌های اداری سازمان خود را آماده و چاپ کنید. علاوه بر این امکان جستجو در بین نامه‌های صادر شده در آن نیز وجود داشته که با سهولت و در کمترین زمان انجام می‌شود.

از دیگر قابلیت‌های این نرم افزار می‌توان به امکان تعریف کاربران مختلف، ثبت نامه‌های وارد شده و صادر شده سازمان به همراه پیوست تصویر نامه که به وسیله اسکنر نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه صورت می‌گیرد، اشاره نمود. کارهایی نظیر ثبت نامه‌های وارد شده به سازمان یا خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور با ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل‌های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات، ثبت ارجاعات نامه‌های دریافتی، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت نیز در این نرم افزار امکان‌پذیر است. همچنین امکان تعریف کاربران متعدد برای استفاده از این نرم افزار وجود دارد.

چرا سازمان‌ها به نرم افزار دبیرخانه نیاز دارند؟

یکی از واحدهای عملیاتی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دبیرخانه است که میت‌واند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد. این بخش مهم مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارد شده یا صادر شده در سازمان را برعهده دارد که این کار توسط مسئولین دفاتر انجام می‌شود.

به عبارت دیگر دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی سازمان با مجموعه‌های خارج از آن است و وظیفه کنترل کیفی محتوای املایی نامه‌ها، استفاده از سربرگ‌های مناسب، شماره گذاری صحیح، شیوه‌های ارسال متناسب با مکاتبات، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه‌ها به دست گیرندگان را برعهده دارد.

این واحد به ثبت و مدیریت مرسولات در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌پردازد و پاسخگوی ارباب رجوع با توجه به مکاتباتی است که با سازمان داشته و در نهایت پیگیری نتیجه انجام کارها و ارسال پاسخ به سازمان‌ها و افراد را در قالب نامه‌های صادر شده، برعهده دارد.

بنابراین مسئول دبیرخانه نقش مهمی در یک سازمان داشته و اگر تعداد مکاتبات یک شرکت یا سازمان زیاد باشد، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه‌های وارد شده و ارسال نامه‌های صادر شده خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان و افزایش سرعت راندمان کاری افراد در داخل سازمان‌ها شود.

با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می‌توانند اطلاعات نامه‌های وارد شده یا صادر شده سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک ثبت کرده و آنها را توسط اتوماسیون اداری در کارتابل‌های مخصوص به گردش درآورند. سطح دسترسی افراد مختلف بر اساس سطح محرمانه بودن آنها نیز می‌تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزاد باید به آن توجه نمود. عدم نیاز به دفاتر اندیکارتور چاپ شده، عدم نیاز به دفاتر اندکس، عدم نیاز به دفتر ارسال مرسولات، ارسال نامه‌ها و ثبت ساده نامه‌های وارد شده و صادر شده از جمله ویژگی‌های بارز نرم افزار دبیرخانه است.

نرم افزار دبیرخانه چه امکاناتی دارد؟

اگر تصمیم دارید برای واحد مربوطه سازمان خود از نرم افزار دبیرخانه استفاده نمایید، بهتر است در مورد امکانات فوق‌العاده‌ای که این نرم افزار در اختیارتان قرار می‌دهد، بیشتر بدانید که شامل موارد زیر می‌شود:

• با استفاده از این نرم افزار شما می‌توانید داده‌ها را به راحتی ویرایش، اضافه یا حذف کنید و از این طریق بر روی داده‌ها و اطلاعات کنترل بهتر و کامل‌تری داشته باشید.
• نرم افزار دبیرخانه می‌تواند داده‌ها و اطلاعات مربوط به سازمان را دسته بندی کند، به این صورت که گزارشات نامه‌ها و سندها یا هر آنچه لازم به ثبت دارد را شماره گذاری کرده تا در صورت لزوم به راحتی بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید.
• دسترسی راحت به اطلاعات نیز از دیگر امکانات این نرم افزار است که امکان جستجوی داده‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن برای افراد فراهم می‌کند.
• شما می‌توانید با استفاده از این نرم افزار اسامی افراد، شماره تلفن و بسیاری از موارد دیگر را طبقه بندی نمایید.
• نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه این امکان را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا بتوانند فرم سازی کند و موارد زیادی را به فرم اضافه نمایند. علاوه بر این برنامه‌هایی مثل word، pdf و … را به فرم پیوست می‌دهد.
• سیستم دبیرخانه امکان پشتیبان گیری از بانک اطلاعات برنامه را برای کاربر فراهم می‌کند.
• دارای محیطی زیبا و کاربرپسند بوده و نصب این نرم افزار بسیار آسان است.

ویژگی‌های بهترین نرم افزار دبیرخانه چیست؟

ویژگی‌های بهترین نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه شامل موارد زیر می‌شود:

• در هر زمان و هر مکانی در دسترس بوده و با تکنولوژی‌های به‌روز دنیا سازگار باشد.
• امکان ثبت انواع نامه‌های اداری را داشته باشد، به صورتی که بتوان به وسیله آن نامه‌های وارد شده، نامه‌های داخلی، نامه‌های صادر شده، صورت جلسات، گزارشات و … را در آن ثبت نمود.
• تحت وب بوده و بتواند با تمام مرورگرها سازگاری داشته باشد.
• ساده و کاربرپسند باشد و بتواند همه نیازهای کاربران را برطرف کند.
• با موبایل و تبلت سازگار بوده یا اینکه دارای برنامه اختصاصی موبایل باشد تا کاربران بررسی و چک کردن نامه‌های ادارای را به راحتی انجام دهند.
• امکان بایگانی نامه‌های اداری و ایجاد دسته بندی‌های مختلف را روی مکاتبات ادارای داشته باشد.

با وجود این ویژگی‌ها، اگر به دنبال خرید بهترین نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه هستید، ما به شما نرم افزار دبیرخانه آنلاین یگانه را پیشنهاد می‌کنیم که از امکانات مناسبی برخوردار است.

چرا نرم افزار دبیرخانه یگانه را انتخاب کنم؟

نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی یگانه جزو بهترین نرم افزارهای دبیرخانه موجود در ایران شناخته می‌شود، به دلیل امکانات پیشرفته‌ای که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، از جمله اینکه:

• این نرم افزار تحت وب بوده و از یک سال خدمات پشتیبانی رایگان برخوردار است.
• کاربران متعددی می‌تواند به صورت همزمان از سیستم دبیرخانه استفاده نمایند.
• امکان تبدیل متن از حالت انگلیسی به حالت فارسی توسط مدیر سیستم وجود داشته که این امر باعث جلوگیری از خطاهای کاربران موقع استفاده از نرم افزار می‌شود.
• همزمان دو دبیرخانه می‌توانند با یکدیگر در ارتباط باشند و امکان ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر در فواصل مکانی زیاد وجود دارد.
• کاربران می‌توانید به راحتی تنظیمات پیش فرض سیستم را تغییر دهید که این امر باعث سهولت در کارها و وظایفشان می‌شود.

در صورتی که می‌خواهید با نرم افزار دبیرخانه یگانه بیشتر آشنا شوید، می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نمایید یا اینکه با کارشناسان این مجموعه در ارتباط باشید.