کنترل مدارک مهندسی در پروژه ها

یکی از مقوله های مهم در حوزه مدیریت پروژه مدیریت و کنترل مدارک و مستندات آن پروژه است. در پروژه های بزرگ صنعتی که با رویکرد EPC اجرا می شوند علاوه به فاز مهندسی (Engineering) پروژه که یک فاز کاملا مبتنی بر مدرک است و اساس واحد کنترل مدارک مهندسی یک واحد لازم برای اجرای پروژه می باشد، در سایر فاز ها نیز حجم بالای مستندات، مدارک، فایل ها و مکاتبات لزوم برخورداری از مکانیزمی برای مدیریت و کنترل مدارک را ایجاد می نماید.

در فاز مهندسی پروژه ها خروجی و محصول این فاز که نتیجه همکاری ده ها یا حتی صد ها کارشناس متخصص در حوزه مرتبط با موضوع پروژه است، مدارک و مستنداتی هستند که نتیجه آن در قالب یک کتابچه فنی مدون که شامل هزاران داکیومنت (مدرک) مهندسی به تیم های خرید و ساخت برای تامین و اجرای پروژه تحویل می گردد. این مدارک در یک بازه زمانی چند ماهه و گاها یک یا چند ساله با مطالع و طراحی مهندسین مختلف در رشته های مختلف تهیه می گردد.

روال نهایی شدن این مدارک با کیفیتی که مد نظر کارفرما باشد روالی رفت و برگشتی است که طی آن پیمانکار طراحی پروژه با تهیه مدارک و ارسال آن برای کارفرما تائید کارفرما یا مشاور کارفرما را برای نهایی کردن مدرک درخواست می نماید. تبادل اطلاعات بین پیمانکار طراحی، مشاور و کارفرما طی یک فرآیندی صورت می پذیرد که تا نهایی شدن هر مدرک حداقل نیاز به سه بار رفت و برگشت مدارک تا رسیدن به وضعیت نهایی (final) را خواهد داشت. در واقع با نگاهی به عرف نرمال پروژه های صنعتی در یک پروژه پالایشگاهی یا پترشیمی یا فولاد حداقل مدراک مورد نیاز برای فاز های بعدی بین سه تا شش هزار داکیومنت است که نهایی کردن آن حداقل هجده هزار تراکنش را در بر خواهد داشت.

این تعداد از تراکنش صرفا در درگاه ارتباطی طراح، مشاور و کارفرما است. اما اگر بخواهیم تبادل اطلاعات در درون تیم های مهندسی این ارکان را رد نظر بگیریم متوجه افزایش حدال پنج تا ده برابری تبادل اطلاعات بین موجودیت های مختلف پروژه خواهیم شد که عملا بدون وجود یک واحد کنترل مدارک مهندسی مدیریت این حجم از اطلاعات غیر ممکن خواهد بود.

اما گرچه حضور و وجود واحد کنترل مدارک مهندسی یک الزام در فاز مهندسی پروژه ها است اما لزوما کافی نیست. هر چقدر حجم مدارک پروژه بالاتر باشد مدیریت آن با توانایی انسانی حتی با در اختیار داشتن یک واحد کنترل مدارک خبره نیز امکان پذیر نیست. مدیریت اطلاعات تبادل شده از درگاه واحد کنترل مدارک مهندسی پروژه ها یکی از نیازهای اساسی این واحد در پروژه می باشد که تحقق این مهم بدون برخورداری از یک سیستم جامع مدیریت مدارک مهندسی در برهه هایی از پروژه که نیاز به اطلاعات از وضعیت پروژه می باشد غیر ممکن است. در سال های گذشته فقدان سیستم هایی از این دست پروژه ها را به استفاده از نرم افزار قدرتمند اکسل برای ثبت وقایع و کنترل مدارک در فاز مهندسی وا داشت که البته با توجه به رسالت این نرم افزار روشی کارا و مناسب برای تحقق این مهم بود اما استفاده از این روش اشکالات بزرگی را نیز در بر داشت که برخی از آنها به شرح زیر است:

• عدم رویکرد ساختار بانک اطلاعاتی در نرم افزار اکسل
• عدم امکان به اشتراک گزاری در سطح تمام عوامل بیرونی و داخلی پروژه ها در بازه جغرافیایی گسترده
• عدم پشتیبانی از فرآیند های پروژه

با توجه به این ضعف ها و نظر به اهمیت اطلاعات در سال های اخیر و از همه مهم تر لزوم دسترسی به اطلاعات پروژه به صورت راه دور که دوره شیوع ویروس کرونا نمود بیشتری یدا کرد، لزوم استفاده ازبازارهای مکانیزه برای مدیریت و کنترل مدارک مهندسی سبب شد تا نرم افزارهای در این حوزه تولید و روانه بازر شوند. یکی از با سابقه ترین نرم افزار های موجود در بازار نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام می باشد که طی ده سال گذشته حضوری فعال در حوزه پروژه ای صنعتی داشته است.

نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام یکی از زیر سیستم های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام می باشد که علاوه بر کنترل مدارک مهندسی در فاز Engineering پروژه مدیریت فرآیندها، مناسبات ارکان پروژه، وضعیت پیشرفت، تاخیر ها، مکاتبات، تایم شیت و ساییر مقوله های مهندسی را مدیریت می نماید. این نرم افزار که به EDMS مسوم می باشد، علاوه بر پوشش این حوزه ها با ارتباط با سایر ماژول ها از جمله نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات (PPMS) و نرم افزار مدیریت فرآیندهای عمومی ساخت (CPMS) مدارک و مستندات مورد نیاز در این فازها را نیز تامین می نماید.

همان طور که در بالا اشاره شد، مقوله کنترل مدارک مهندسی صرفا محدود به فاز مهندسی نمی باشد بلکه لزوم کنترل مدارک در فازهای دیگر پروژه به دلیل نیاز مبرم این فاز ها به مدارک طراحی شده در فاز مهندسی در زمان خرید کالا  یا ساخت و اجرا در سایت ضرورت پیش بینی مکانیز کنترل مدارک در این فاز ها را نیز ایجاد نموده است که از همین رو شرکت آفام این رویکرد را رد طراحی سایر سیستم های دیگر خود نیز لحاظ نموده است.